Dit privacy beleid legt uit hoe Uphouse omgaat met de persoonsgegevens van haar klanten, natuurlijke personen, en alle andere natuurlijke personen die met Uphouse in contact staan (hierna ‘u’ genoemd).
Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren. Uphouse hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. Uphouse behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.
Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft Uphouse evident de wet na, momenteel de Belgische wet van 8 december 1992 en vanaf 25 mei 2018 de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.
Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.
Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van Uphouse op dit gebied kent en begrijpt. Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op onze website. Wij zullen u op de hoogte brengen via de gebruikelijke communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.
Diane Van Landuyt is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens.
Haar coördinaten zijn: Uphouse Comm. V., Keiberg 16, B-9340 LEDE, BE 0631.999.342, [email protected], 0470/54.97.76.
Diane Van Landuyt is dan ook uw gesprekspartner en is diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens. Uphouse bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.
U kunt contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (‘DPO’) door hem/haar aan te schrijven op het volgend adres : Keiberg 16, B-9340 Lede,
of door een e-mail te sturen naar : [email protected]
Uphouse kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw persoonsgegevens namens Uphouse en volgens de instructies van Uphouse te verwerken in overeenstemming met dit privacy beleid.
Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijke zijn zullen aan deze dienstverleners worden doorgegeven (hierna de ‘verwerkers van Uphouse’ genoemd).
Hieronder wordt een overzicht gegeven van de categorieën van persoonsgegevens die Uphouse kan verwerken. Het is mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt indien die nodig of nuttig zijn voor de voortzetting van de contractuele relatie met Uphouse.
Hierbij wordt de context aangegeven waarin Uphouse deze gegevens verkrijgt of verwerkt. Deze tabel moet samen gelezen worden met de beschrijving van de doeleinden waarvoor Uphouse de gegevens verwerkt.
Uphouse verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.
Uphouse verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hieronder beschreven doeleinden. Uphouse zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt.
Uphouse verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:
Uphouse dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar
activiteiten.
Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat Uphouse moet samen te werken met de bevoegde autoriteiten en/of derden,
en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt.
Hieronder vallen onder meer:
Alvorens contracten te sluiten dient Uphouse soms bepaalde gegevens verkrijgen en verwerken, met name om onder andere :
In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen Uphouse worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald contract.
Meer bepaald verwerkt Uphouse uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:
Uphouse verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft Uphouse ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.
Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:
Uphouse voert een klantensegmentatie uit – in het bijzonder naargelang uw behoeften – om u bijvoorbeeld geschikte panden en/of diensten aan te bieden die overeenstemmen met uw professionele en persoonlijke situatie. Daartoe kan Uphouse onder meer:
De diensten die u reeds gebruikt en uw sociodemografische gegevens beoordelen (leeftijd, familiale samenstelling, inkomsten enz.) Uw gedrag analyseren via verschillende kanalen (bezoeken/meetings, e-mails, bezoek aan de website, berichten via onze website), uw voorkeuren afleiden en hierdoor de informatie en de internetpagina’s die u hebt bezocht personaliseren, De advertenties op de webpagina’s aanpassen zodat ze voldoen aan de interesse die u heeft aangetoond via uw gedrag op onze website, sociale netwerken, in een kantoor of elders (bvb. bij gebeurtenissen waar Uphouse aanwezig was), Het invullen van formulieren vereenvoudigen door bepaalde velden al in te vullen met reeds bekende gegevens en u te vragen de nauwkeurigheid van deze gegevens te verifiëren en indien nodig bij te werken, De sleutelmomenten beoordelen waarvoor bepaalde diensten u het beste zouden uitkomen U gepersonaliseerde advertenties versturen per post, of telefoon
Uphouse kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres) verwerken om u persoonlijke informatie, advertenties of voorstellen toe te sturen via directe marketing of nieuwsbrieven. In dit geval dient Uphouse eerst uw specifieke toestemming te vragen.
Door dit privacy beleid te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden én het versturen van elektronische reclame.
Uphouse behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.
Uphouse kan uw gegevens toezenden aan andere entiteiten binnen haar groepsverband in binnen en buitenland, met name aan de andere entiteiten van de groep die Uphouse bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportage, ondersteuning en computer beveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten.
In sommige gevallen is Uphouse bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:
Overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om informatie over te maken Gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek
Uphouse draagt uw gegevens tevens over aan specifieke dienstverleners om te helpen met :
Uphouse dient uw gegevens ook over te maken aan online en sociale netwerkproviders, die Uphouse gebruikt voor het aanbieden van reclamediensten.
Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld. In de hiervoor genoemde gevallen zorgt Uphouse ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. Uphouse zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van Uphouse en zijn gegevensbeschermingsbeleid.
Uphouse bewaart uw persoonsgegevens binnen de EER. Er worden dan ook geen gegevens overgebracht naar landen buiten de EER.
Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard ?Uphouse zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.
Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van Uphouse, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:
10 jaar in het kader van de antiwitwaswetgeving 10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid van Uphouse 7 jaar voor de boekhouding en verantwoordigingstukken van de verenigingen van mede-eigenaars naar aanleiding van het uitoefenen van de taak van syndicus Buiten deze perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd ?Uphouse hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging
Uphouse neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.
In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van Uphouse gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal Uphouse onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal Uphouse u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
Wat zijn uw rechten bij het verwerken van uw persoonsgegevens ?Recht van inzage, verbetering, beperking, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:
Een recht op inzage van uw persoonsgegevens bij Uphouse.
Dit betekent dat u Uphouse kan vragen of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en aan wie zij worden meegedeeld.
Een recht van verbetering als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.
Een recht op beperking indien u bvb. de juistheid van uw persoonsgegevens betwist en dit gedurende een periode die Uphouse toelaat om dit te controleren
Een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Wanneer uw contract met Uphouse een einde genomen heeft, kan u Uphouse vragen om uw persoonsgegevens te wissen indien dit niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld.
U heeft eveneens de mogelijkheid om ten allen tijde de wissing te vragen van persoonsgegevens die door Uphouse op basis van uw toestemming worden verwerkt (tenzij Uphouse een andere rechtsgrond heeft voor de verwerking) of op basis van het gerechtvaardigd belang van Uphouse (tenzij er prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking).
Uphouse kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn. Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan Uphouse heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen.
Onder dit recht kan u Uphouse vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor Uphouse.
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel IV.3 en IV.4. In het geval van IV.3 kan Uphouse evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of gronden zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar Uphouse, Keiberg 16, B-9340 Lede of per e-mail naar [email protected] of door het contactformulier op de website te bezoeken https://www.uphouse.immo & https://www.uphouse.be
Recht van verzet tegen het verzenden van elektronische reclameIn IV.5 werd uw toestemming gevraagd om uw elektronische contactgegevens te verwerken en te gebruiken om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen naar u te sturen (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). Dit geldt met name voor communicatie naar uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres.
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing en u te verzetten tegen de toekomstige ontvangst van dergelijke reclame.U kan ons dit op de volgende wijzen kenbaar maken:
De uitoefening van het recht van verzet kan evenwel Uphouse niet tegenhouden om u te contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze verklaring.
Recht om een klacht in te dienenIndien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren als volgt:
U kunt ook een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e-mail op [email protected], of telefonisch op +32 2 274 48 00.